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L’organisation d’un déménagement d’archives est réussie quand il est réalisé selon des étapes bien définies. Voyons donc les étapes pour réaliser le déménagement des archives.

Les étapes préparatoires

Elles sont nécessaires pour réussir le déménagement.

  • Planifier les différentes opérations

Définir clairement la chronologie de chaque opération dans le temps et dans l’espace.

  • Effectuer un tri général des archives

Le déménagement est souvent l’occasion de procéder au grand tri des archives. Il faudra trier les archives par ordre d’ancienneté et aussi par domaine.

  • Nettoyer et conditionner les archives

C’est le moment de procéder au dépoussiérage des archives, mais aussi au conditionnement qui permettra à l’ensemble des archives d’aller d’un lieu à un autre sans subir de dommages.

  • Identifier le lieu d’implantation des archives à la destination

Une définition à l’avance des lieux où doivent être entreposées les archives permet une meilleure gestion du conditionnement

La pratique du déménagement

Planifier de façon précise les transferts est le gage d’un suivi personnalisé qui prend en compte la grande variété de la typologie des archives. Il faut savoir tous les types d’archives ne peuvent pas être transférés de la même manière. La planification y trouve tout bon sens.

  • Déménager

C’est la mise en pratique de toutes les étapes qui ont été planifiées et programmées plus haut. Il est aussi important de choisir un mode ou un moyen de transport sécurisé pour la conservation en bon état des archives.

  • Contrôler les archives transférées

Le contrôle permet de s’assurer de la fidélité du rapport qui est fait en amont et en aval. En effet, les archives conditionnées doivent être contrôlées dans le but de la fourniture d’un bilan de transfert ou de déménagement.

Le respect de ces étapes permet une bonne organisation du déménagement des archives.

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